Bénéficiez du lieu de travail du futur
Découvrez la « Digital Workplace »
Pour l'innovation et l'efficacité
La Digital Workplace
La numérisation est désormais présente dans tous les domaines de la vie. Par conséquent, le monde du travail en particulier connaît une transformation sans précédent qui est loin d’être achevée. Afin de rendre leur modèle d’entreprise durable, les entreprises se demandent où cela les mène et conçoivent des stratégies de numérisation en conséquence. Un élément central de ces stratégies est la « Digital Workplace ». Elle est la pierre angulaire du renforcement de la collaboration au sein et à l’extérieur d’une entreprise, de la numérisation des processus de travail et de la fourniture d’informations et d’applications indépendantes du temps et du lieu – pour une efficacité et une innovation accrues.
Les bases
Que signifie la Digital Workplace ?
La « Digital Workplace » est un environnement numérique de travail. Les employés y trouvent toutes les informations et tous les processus dont ils ont besoin pour travailler efficacement. Ils peuvent partager leurs connaissances rapidement et facilement, et obtiennent de l’aide et de l’information de leurs collègues.
L’intégration et la collaboration sont les principes fondateurs de la «Digital Workplace» : les données de tous les systèmes implémentés (ex. ERP, CRM, BI, etc.) sont réunies sur une plateforme centrale. Cela rend non seulement l’information et les applications disponibles, mais cela favorise également la collaboration entre sites et l’échange de connaissances.
Le flux libre d’informations dans la « Digital Workplace » a des effets positifs sur la flexibilité et l’énergie innovatrice des entreprises modernes. Dans le même temps, elle facilite l’engagement des employés et leur satisfaction en fournissant la bonne information aux bonnes personnes au bon moment.
Opportunités et défis
Études sur le futur du travail
Seuls ceux qui sortent des sentiers battus au bon moment peuvent reconnaître les tendances d’avenir et se concentrer sur les bons développements. Qu’il s’agisse d’études sur l’état de la numérisation dans les moyennes entreprises ou d’études sur le lieu de travail, nous vous proposons toujours de nouveaux constats :
Hors du bureau
Près de la moitié des Européens occidentaux travaillent au moins une fois par semaine depuis chez eux.
Le lieu de travail du future
Presque tous les employés aimeraient avoir la possibilité de façonner leur vie quotidienne avec une plus grande flexibilité, par exemple en travaillant depuis chez eux.
Flexibilité et mise en réseau
Deux tiers des Européens occidentaux considèrent le fait d’avoir plus de temps avec la famille comme étant le plus grand avantage de la « Digital Workplace ».
En un coup d‘œil
Les avantages de la Digital Workplace
- Flexible: permet de travailler indépendamment du lieu et du moment
- Sécurisé: l'accès aux informations et aux processus devient plus sûr et plus facile
- Simple: les connaissances peuvent être partagées rapidement et facilement
- Utile: le soutien et les informations des collègues sont toujours disponibles
- Fructueux: efficacité accrue et avantages concurrentiels pour l'entreprise
- Orienté vers les objectifs: l’accent est mis sur les objectifs et moins sur la présence des employés
- Global: tous les systèmes logiciels sont sur une seule plateforme
- Facile: des flux de travail allégés grâce à la transformation numérique
- Social: l’engagement et la satisfaction des employés sont encouragés
La Digital Workplace est le lieu de travail du futur!
Tant de pouvoir dans un seul paquet
Les fonctions de la Digital Workplace
Le monde du travail évolue rapidement : grâce à son concept global, la Digital Workplace offre des solutions pour presque tous les aspects du monde du travail de demain. La Digital Workplace est convaincante à tous égards, en particulier dans les domaines de la mobilité, de l’intégration des données, de l’optimisation des processus et de la collaboration sociale, ainsi qu’en termes d’applications adaptables individuellement.
Mettre l'accent sur la mobilité et la flexibilité
À l’avenir, un grand nombre d’employés pourront (et vont) effectuer la charge de travail définie dans des environnements dynamiques. Que ce soit au bureau, à la maison ou dans le train lors d’un voyage d’affaires. En outre, les travailleurs sont de plus en plus libres de décider quel équipement utiliser et comment ou où ils veulent fournir leur travail. Pour ce faire, ils doivent pouvoir accéder à toutes les données dont ils ont besoin, quels que soient l’heure et le lieu. La Digital Workplace, en tant que plateforme centrale, soutient cette méthode de travail flexible.
La nouvelle vision globale du lieu de travail
Le monde du travail moderne connaît déjà certaines approches de la Digital Workplace, par exemple le bureau à domicile et le principe du « BYOD » (bring your own device). Mais le lieu de travail du futur va également plus loin en termes de mobilité. En centralisant les informations, la routine de travail quotidienne devient beaucoup plus facile et plus flexible. Outre la base technologique, il est important d’avoir une vision globale du lieu de travail. Cela permet à l’employé de décider où et quand il travaille. L’accent est mis sur le résultat du travail et non sur la présence physique de l’employé.
Travailler plus heureux et plus motivé
Grâce à cette méthode de travail plus individualisée, une Digital Workplace favorise également la satisfaction des employés et accroît leur motivation : à l’avenir, le travail se fera là où les gens se sentent à l’aise et productifs. Pour les entreprises, cela signifie une efficacité accrue et des avantages sur la concurrence pour les talents les plus prometteurs.
L'intégration des données comme exigence de base
L’idéal de la « Digital Workplace » est d’être une plateforme centrale d’information et de travail. Pour atteindre cet objectif, il doit être possible d’intégrer des données depuis une variété de systèmes logiciels implémentés. Notre gamme de connecteurs disponibles permet de réaliser cet objectif avec un effort étonnamment modéré.
Toutes les fonctions à un seul endroit
Par exemple, cela signifie que l’information d’un ERP, comme SAP, peut être intégré à l’interface web de la « Digital Workplace ». Cela veut dire que l’information est disponible pour tous les utilisateurs autorisés, à tout lieu et à toute heure. Les données peuvent non seulement être consultées, mais bien sûr aussi éditées et réécrites vers ces programmes connectés. Les employés peuvent trouver toutes les fonctions à un même endroit sur l’interface utilisateur de la « Digital Workplace ». Par conséquent, ils n’ont pas besoin de passer constamment d’une application spécialisée à une autre, ce qui serait un inconvénient.
Complexité du système – une interface soignée pour l'utilisateur
Par ailleurs, les connecteurs réunissent des applications spécialisées individuelles. L’architecture de la « Digital Workplace » devient une interface entre différents programmes. Le résultat en est la haute interopérabilité de systèmes hétérogènes. La complexité de l’intégration est intelligemment cachée aux yeux des utilisateurs finaux. Ils tombent sur un environnement de travail optimal : le front end fonctionne de manière transparente et facilite l’accès à toutes les informations et à tous les processus requis.
Un travail plus rapide grâce à l’optimisation des processus
La structure claire de la « Digital Workplace » accélère le travail. La recherche de longue haleine de documents et de fichiers requis appartient au passé. Les processus de travail sont gérés avec plus de facilité et peuvent être automatisés dans une certaine mesure.
Des flux de travail clairement définis facilitent le flux de tâches
Les processus dans l’entreprise sont opérés en fonction de workflows clairement définis. Avec cela, de nombreuses tâches peuvent être accomplies directement depuis le tableau de bord personnel des employés. Cela signifie que les processus d’approbation et les réservations peuvent être réalisés en seulement quelques clics – sans papier et rapidement. Grâce à des rappels automatiques, les tâches importantes ne seront plus oubliées. En particulier dans le domaine de l’optimisation de processus, la « Digital Workplace » fournit bien plus qu’un intranet classique.
Réduire les coûts grâce à la normalisation des processus
Dans la « Digital Workplace », les processus sont gérés de façon standardisée dans l’ensemble de l’entreprise, rapidement et sans erreurs. Beaucoup de temps – et donc d’argent – peuvent être économisés, tout particulièrement avec les tâches récurrentes.
Applications : aussi individuel qu‘une empreinte digitale
La Digital Workplace peut être étendue et adaptée selon les besoins par des applications supplémentaires. Ainsi, chaque entreprise décide individuellement quelles fonctions sont nécessaires pour le travail quotidien. Il peut s’agir aussi bien de plug-ins prêts à l’emploi que d’applications conçues par l’utilisateur lui-même.
De la demande de congés à la fonction de feedback
Les possibilités de ces applications vont du simple traitement des demandes de vacances ou de frais de voyage à la gestion de projets. Les utilisations individuelles sont chacune liées à la composante sociale de la Digital Workplace. Les tâches peuvent être commentées directement et les employés peuvent donner leur avis sur les idées ou les contributions.
Des tableaux de bord individuels pour chaque employé
L’utilisation d’applications dans une Digital Workplace crée une plate-forme personnalisée et adaptable individuellement. Chaque employé reçoit son propre tableau de bord personnel, qu’il peut utiliser pour s’y retrouver rapidement et facilement. Grâce à une gestion des utilisateurs basée sur leurs rôles, chaque employé ne voit que les demandes et les documents pour lesquels il dispose d’une autorisation de lecture et/ou d’écriture. Ainsi, il n’a accès qu’aux informations qui le concernent, selon son point de vue individuel. Cela renforce la sécurité, améliore la convivialité et permet de réaliser rapidement des gains de productivité.
Collaboration sociale : simplifier la collaboration en réseau
Le flot quotidien d’e-mails est perçu par de nombreux employés comme le plus grand problème en communication interne. A l’inverse, la « Digital Workplace » simplifie considérablement la communication interne d’une entreprise. Il a accès à des éléments de médias sociaux, tout comme les réseaux sociaux connaissent des éléments de votre vie privée. C’est la collaboration entre les membres d’équipes, les projets et les groupes dans un espace virtuel qui rend cela possible. Dans cet espace, ils peuvent partager des documents, échanger leurs connaissances et développer des solutions ensemble. Tout cela à travers les différents départements et sites.
Flux d'activités : contrôler le flux d'informations dans les entreprises
Social Collaboration sorgt für La collaboration sociale garantit que la communication est structurée et clairement organisée – en fonction du but stratégique, ou bien entre employés (comme un intranet social) ou même entre partenaires et clients (comme un extranet social). Par exemple, les employés peuvent poser des questions auxquelles pourront répondre les experts respectifs au sein de l’entreprise. De cette façon, le fil de nouvelles est transformé en une gestion vivante de la connaissance. Les documents peuvent aussi y être partagés avec les collègues qui y sont autorisés, ce qui signifie qu’ils sont plus faciles d’accès.
Changement de la culture d'entreprise
Néanmoins, quand la collaboration a lieu, cet aspect de la « Digital Workplace » ne concerne pas seulement une plateforme technique. En utilisant le système, un changement dans la culture d’entreprise ne sera pas seulement requis, mais aussi facilité et promu. En tant qu’entreprise sociale, l’entreprise moderne se base sur l’établissement de réseaux, l’échange de connaissances et la promotion de l’innovation.
Pas à pas vers la Digital Workplace
5 étapes vers la « Digital Workplace »
Etape 1
Comprendre le contexte de numérisation
Identifiez quels sont les besoins spécifiques de vos employés. Le but ici est de leur fournir le meilleur environnement numérique de travail possible. Cela vous permet de vraiment bénéficier d’une hausse d’efficacité. La phase de réflexion est le point de départ : examinez quels processus sont utiles et lesquels ont besoin d’être améliorés. Si quelque chose ne fonctionne pas de façon analogue, ce ne sera pas nécessairement mieux une fois numérisé. Le fait de numériser chaque processus ne sera donc d’aucune aide si le problème vient du processus lui-même.
Etape 1
Comprendre le contexte de numérisation
Identifiez quels sont les besoins spécifiques de vos employés. Le but ici est de leur fournir le meilleur environnement numérique de travail possible. Cela vous permet de vraiment bénéficier d’une hausse d’efficacité. La phase de réflexion est le point de départ : examinez quels processus sont utiles et lesquels ont besoin d’être améliorés. Si quelque chose ne fonctionne pas de façon analogue, ce ne sera pas nécessairement mieux une fois numérisé. Le fait de numériser chaque processus ne sera donc d’aucune aide si le problème vient du processus lui-même.
Etape 2
Le lieu de travail orienté utilisateur
Il est important de comprendre les rôles et les fonctions des utilisateurs avant d’introduire un système. En observant et en posant des questions, il vous sera possible de tirer des conclusions sur le comportement des utilisateurs et identifier de possibles problèmes. De cette façon, vous pourrez aussi reconnaître où une amélioration serait possible et quelles informations sont en effet nécessaires.
Etape 2
Le lieu de travail orienté utilisateur
Il est important de comprendre les rôles et les fonctions des utilisateurs avant d’introduire un système. En observant et en posant des questions, il vous sera possible de tirer des conclusions sur le comportement des utilisateurs et identifier de possibles problèmes. De cette façon, vous pourrez aussi reconnaître où une amélioration serait possible et quelles informations sont en effet nécessaires.
Etape 3
Feuille de route pour transformation numérique
Développez une feuille de route. Elle devrait inclure les conditions budgétaires, ainsi qu’une explication de l’ensemble de l’approche. Le plan d’implémentation joue ici un rôle central : vous y définissez les étapes nécessaires pour atteindre la fin du projet. Par ailleurs, le plan devrait prendre en compte la stratégie de communication correspondante. Cela vous aidera à obtenir du management le soutien nécessaire pour le projet.
Etape 3
Feuille de route pour transformation numérique
Développez une feuille de route. Elle devrait inclure les conditions budgétaires, ainsi qu’une explication de l’ensemble de l’approche. Le plan d’implémentation joue ici un rôle central : vous y définissez les étapes nécessaires pour atteindre la fin du projet. Par ailleurs, le plan devrait prendre en compte la stratégie de communication correspondante. Cela vous aidera à obtenir du management le soutien nécessaire pour le projet.
Etape 4
Plan de projet et tests bêta
La feuille de route est votre plan pour tester vos idées. Répondez au feedback et incorporez-le dans votre plan de projet.
Dans cette étape, vous testez votre « Digital Workplace » avec un groupe de testeurs bêta ou avec un seul département spécifique pour commencer. Cela rendra les besoins spécifiques plus clairs et vous donnera l’occasion de faire des ajustements. Vous devriez aussi transmettre le feedback aux parties prenantes impliquées.
Etape 4
Plan de projet et tests bêta
La feuille de route est votre plan pour tester vos idées. Répondez au feedback et incorporez-le dans votre plan de projet.
Dans cette étape, vous testez votre «Digital Workplace» avec un groupe de testeurs bêta ou avec un seul département spécifique pour commencer. Cela rendra les besoins spécifiques plus clairs et vous donnera l’occasion de faire des ajustements. Vous devriez aussi transmettre le feedback aux parties prenantes impliquées.
Etape 5
Déploiement et support
Après avoir implémenté le feedback de vos employés et avoir réglé la plateforme avec précision, vous êtes prêt à déployer la plateforme pour toute l’entreprise. Créez un plan de déploiement et de communication. Ainsi, l’introduction s’effectuera sans accroc et les employés sont heureux d’accepter la nouvelle plateforme. En particulier dans les premiers temps, il vous faudra mettre des services de support à disposition afin d’aider les utilisateurs à s’approprier la « Digital Workplace ».
Etape 5
Déploiement et support
Après avoir implémenté le feedback de vos employés et avoir réglé la plateforme avec précision, vous êtes prêt à déployer la plateforme pour toute l’entreprise. Créez un plan de déploiement et de communication. Ainsi, l’introduction s’effectuera sans accroc et les employés sont heureux d’accepter la nouvelle plateforme. En particulier dans les premiers temps, il vous faudra mettre des services de support à disposition afin d’aider les utilisateurs à s’approprier la «Digital Workplace».
"La Digital Workplace permet de nouvelles méthodes de travail plus efficaces, renforce l'engagement et l'agilité des employés et exploite des styles et des technologies axés sur le consommateur."
Gartner, Inc.
Le lieu de travail du futur
La Digital Workplace est votre centre de contrôle
La transformation numérique du monde des affaires ne cesse de progresser. Pour bénéficier de ces avantages, les entreprises ont besoin de solutions qu’elles peuvent facilement mettre en place et adapter avec souplesse à leurs propres besoins.
La plate-forme low code – la voie facile vers le lieu de travail du futur
La Digital Workplace peut être représenté par une plateforme low code, comme par exemple Intrexx. Avec ce logiciel, vous pouvez créer votre digital workplace plus facilement qu’avec toute autre solution. Que vous ayez besoin de fonctionnalités de réseaux sociaux ou de gestion de documents, il vous suffit de sélectionner celles dont vous avez besoin et de les ajouter à la plateforme. Mettez les systèmes tiers en réseau et fournissez à chaque employé un tableau de bord personnalisé.
Le soutien d'un professionnel : introduction à une Digital Workplace
Vous souhaitez également profiter du lieu de travail du futur ? Le réseau mondial de partenaires d‘Intrexx vous aide en vous offrant des conseils et un service sur place. De cette façon, la réussite de l’introduction est garantie.
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